por Warney Smith Silva

O site do Arquivo Municipal de Campinas é a mais nova ferramenta da Prefeitura. Lançado no ultimo 9 de outubro, em evento no Salão Vermelho do Paço Municipal, o objetivo é a preservação, o acesso e a divulgação do patrimônio de arquivo do município. O site tem a função de criar um canal de comunicação com a comunidade, possibilitando acesso a informações sobre a história e o patrimônio cultural de Campinas. Outra novidade foi o lançamento de ciclo de palestras para servidores com temas relativos à Gestão Documental no serviço municipal.

O coordenador do Arquivo Municipal, Antônio Carlos Galdino, lembra que sem a gestão de documentos e arquivos não é possível ter transparência no trabalho, tema essencial para a administração pública. “Dificilmente você vai conseguir desenvolver uma transparência do conjunto de uma documentação”, ressalta. Galdino enfatiza também que a Prefeitura gera muito papel e muitos arquivos digitais que não precisam mais ser preservados pois a Gestão Documental vem exatamente para fazer a análise do que pode ser eliminado e do que deve ser obrigatoriamente guardado como memória da instituição, como elemento de prova de consulta pública, etc”, explica o coordenador do Arquivo Municipal.

Para explicar um pouco mais sobre o assunto, Galdino ministrará duas aulas on-line do ciclo de palestras destinado a servidores que abordará temas relativos à Gestão Documental. Segundo ele, o primeiro tema será sobre a digitalização de documentos públicos municipais e a segunda sobre a elaboração de Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD). As tabelas e a eliminação de documentos são parte da política municipal sobre documentos que podem ser eliminados e os prazos para fazê-lo e quais tipos e conjuntos devem ser preservados permanentemente no Arquivo Municipal. A eliminação de documentos independe de digitalização e está regrada pelas Tabelas de Temporalidade de Documentos no município.

Arquivo Municipal de Campinas

Com mais de 2 milhões de documentos, o Arquivo Municipal tem como missão preservar, garantir acesso e divulgar o patrimônio arquivístico do município. Sua equipe também auxilia a gestão de documentos da Administração Municipal em todas suas fases de uso e destinação, sendo responsável pela orientação técnica e avaliação de documentos dos arquivos da Prefeitura e da administração indireta.

O novo site, já acessível a partir de hoje em  https://portal.campinas.sp.gov.br/sites/arquivomunicipal/, disponibiliza todos os serviços oferecidos pelo Arquivo para os cidadãos e também para os servidores municipais, que poderão, por exemplo, encontrar informações sobre a Gestão Documental na Prefeitura, incluindo orientações sobre a elaboração de Tabelas de Temporalidade e a eliminação de documentos, de acordo com o previsto em legislação. Oferece também aos servidores uma página que detalha os procedimentos para a requisição de empréstimo de protocolados, seja para atendimento de solicitações de cidadãos ou para demandas internas que necessitem da tramitação entre órgãos.

Para os usuários em geral, em especial pesquisadores, o site apresenta o acervo do Arquivo e as formas de acessá-lo. Parte do acervo já se encontra no Portal Arq-camp, disponível online em https://arq-camp.campinas.sp.gov.br/, com acesso também pelo novo site. O Arq-camp traz documentos do século XVIII ao século XXI, com descrição dos acervos históricos, culturais e administrativos, permitindo pesquisas com diferentes naturezas e finalidades atendendo a públicos diversos.

Atendimento presencial

O Arquivo Municipal oferece atendimento presencial na sua unidade Swiss Park, mediante contato e agendamento prévio com o Setor de Pesquisa e Divulgação, pelo telefone (19) 2515-7068. O usuário será orientado sobre a existência ou não de documentos de interesse e, caso existam, será agendado o atendimento. As consultas são gratuitas e a reprodução é permitida por meio de máquina fotográfica sem flash. O atendimento presencial é realizado sempre às quartas e quintas-feiras, na rua José Oscar Gratti, nº 100, no Swiss Park.

Os servidores interessados em tirar dúvidas sobre os procedimentos de Gestão Documental ou em implantá-los em suas secretarias podem entrar em contato com o coordenador pelo e-mail antonio.galdino@campinas.sp.gov.br.

A história

O Arquivo Municipal de Campinas é a instituição do Poder Executivo responsável pela administração da documentação da Prefeitura. O serviço existe desde 1933, quando foi criada a Repartição de Estatística, Divulgação e Arquivo, e passou por várias transformações em seus 90 anos de existência.

A denominação atual, Coordenadoria Setorial de Arquivo Municipal, é de 1999. Desde abril de 2012, por meio do Decreto Municipal nº 17.571, o Arquivo faz parte da Diretoria de Gestão de Informação e Documentos e Atendimento ao Cidadão, e atualmente está vinculado à Secretaria Municipal de Governo.

O Arquivo Municipal de Campinas conta com ações educativas e de difusão cultural, oferecendo a toda população, de forma gratuita, cursos, palestras, atividades formativas diversas, oficinas e visitas ao Arquivo. Essas ações têm como eixo central abordar possibilidades e competências dos arquivos para além daquelas que formalmente os definem. As atividades são elaboradas em função do público participante e podem ser personalizadas a partir da documentação custodiada no acervo, e levando em consideração a área de interesse demandada.